Como conduzir um Kickoff Meeting
Imagine o cenário: você foi eleito o gerente de um importante projeto dito como ‘estratégico’ para o plano de desenvolvimento plurianual de sua empresa. Você então se prepara, elabora o project charter, a WBS, o cronograma e todos os demais documentos que entende como úteis para as fases de início e planejamento. Por fim, agenda o evento de lançamento do projeto, ou, o kick‐off meeting com os principais envolvidos – os stakeholders no projeto.
Fonte: NetPartner
O que é:
Encontro entre os integrantes do projeto com o objetivo do motivar a equipe e criar interesse pelo produto do projeto, esclarecendo a todos os objetivos do projeto. Outro aspecto importante é deixar claro o apoio executivo na organização em relação ao projeto.
O kickoff meeting deve ser planejado com cuidado, pois coloca o projeto no rumo certo para seu sucesso. Os participantes entenderão o quê estão fazendo e, mais importante, o por quê estão fazendo o trabalho do projeto. É interessante identificar as origens de um projeto, seu valor para a organização e que necessidades da mesma serão atendidas com o projeto.
Como conduzir um kickoff meeting?
(adaptado de PMI, Community Post, acesso em 26 de fevereiro de 2008)
- Inicie com uma breve apresentação dos executivos envolvidos no projeto. Peça a uma dessas pessoas que descreva o projeto, e mostre como o projeto se enquadra na estratégia de negócios da organização e especifique como seu produto agregará valor à organização.
- Peça ao patrocinador do projeto para falar sobre a necessidade de negócio que o motivou a financiar esse projeto e sobre como isso pode ser valioso para a organização e seus clientes. Peça que ele explique o fator mais importante a ser considerado: se o Tempo (velocidade para o mercado), Custo (restrições no orçamento), ou Qualidade (Satisfação dos clientes). É importante que ele reforce porque o projeto é crucial. Em seguida, o patrocinador apresenta o gerente de projetos.
- O gerente de porjeots deve apresentar as principais partes interessadas no projeto (stakeholders), que devem incluir clientes internos e/ou externos, colaboradores-chave de outros departamentos da organização, principais contatos dos fornecedores (ou terceiros), membros de entidades regulatórias (se for o caso) e a equipe de gerenciamento do projeto. Cada participante de explicar sua ligação com o projeto e o papel que deverá desempenhar para seu sucesso.
- Permita que todos os presentes façam perguntas para esclarecer qualquer informação que não tenha sido compreendida. As melhores pessoas para responder a essas perguntas estão reunidas nesse encontro.
- Em seguida, o gerente do projeto fala brevemente (com o auxílio de imagens ou gráficos) sobre o escopo do projeto e seus riscos (ambos identificados apenas em seu nível mais genérico) e sobre as premissas e restrições do projeto. Você apresenta o plano de comunicações para os relatórios semanais primários para a equipe, fornecedores, gerentes sêniores e patrocinadores e os planos de atualização e gerenciamento de mudanças no projeto.
- Dê oportunidade para um curta discussão sobre a apresentação do gerente de projetos e agradeça a todos por sua presença e preciosa contribuição para o projeto no final do encontro.
