Recentemente os capítulos do PMI no Brasil divulgaram os resultados do Estudo de Benchmarking em GP que envolveu cerca de 300 empresas dos setores de tecnologia da informação, Consultoria, Serviços, Indústria, Engenharia e EPC, Governo.
O relatório é o resultado do trabalho voluntário de vários profissionais de todo o país, representando suas respectivas seções regionais do Project Management Institute - PMI.
O CEO/EUA publicou ontem uma matéria falando sobre: Os cinco objetivos que precisam ser perseguidos nos projetos de TI
Dicas, alguns resultados do estudo e considerações pessoais, você encontra aqui. Boa leitura!
Os gerentes de projeto têm a responsabilidade de gerir todos os aspectos das atividades que estão supervisionando, desde recursos e suprimentos até custos de projetos e equipamentos. No começo, parece difícil, mas basta seguir uma metodologia de trabalho que consiste em seguir objetivos relacionados ao projeto. Confira os cinco objetivos que você deve perseguir para alcançar sucesso em cada novo projeto.
1 – Termine no prazo
Esse é o mais velho dos objetivos, mas ainda assim o mais difícil de cumprir, em se tratando de gerenciamento de projetos. A dificuldade está nas constantes mudanças de requisitos e por conta do otimismo exagerado da agenda inicial.
O PMI em seu estudo comentado no inicio deste post fez a segunte pergunta:A Organização costuma ter problemas no cumprimento dos Prazos estabelecidos para os projetos? 72% das empresas de TI responderam sim para essa pergunta.
Para cumprir esse objetivo, o profissional deve gerenciar seu escopo muito cuidadosamente. A primeira coisa é criar um controle de alterações no projeto para gerenciá-los adequadamente. Sempre mantenha seu plano atualizado, com registros do progresso atual em relação ao que estava planejando. Identifique rapidamente qualquer desvio e trate de consertá-lo.
2 – Finalize o projeto dentro do orçamento
Para ter a certeza de que os custos do projeto não subam à estratosfera, você precisa ganhar visibilidade sobre custos logo no início para manter o controle. O budget deve ser elaborado incluindo todos os custos do projeto, não importando se tem a ver com pessoas, equipamentos, fornecedores ou materiais. Saiba, então, o custo de cada tarefa do planejamento e mantenha o controle para observar qualquer desvio.
A Organização costuma ter problemas no cumprimento dos Custos estabelecidos para os projetos? 59% das empresas de TI responderam sim para essa pergunta.
Com essa postura, se você gastar demais em alguma tarefa, consegue corrigir o orçamento gastando menos em outras. Só dessa forma é possível garantir que o projeto fique dentro do orçamento, ou até abaixo dele.
3 – Conheça os requisitos
Não importa qual é o objetivo do projeto, ele deve produzir soluções que atendam a 100% do que foi requisitado. O truque aqui é garantir a existência de uma lista bem detalhada dos requisitos necessários e ter a certeza que todos foram bem compreendidos. Isso porque requisitos ambíguos, que antes pareciam um pequeno fragmento do projeto, podem se tornar enormes, tomando tempo e recursos não esperados.
Adiciono a dica do CIO/EUA, a utilização do Product Backlog pregado pelo Scrum, que nada mais é que uma lista dos requisitos de forma priorizada. Assim o desenvolvimento, adotando um ciclo de desenvolvimento iterativo e incremental, poderá desenvolver primeiro os requisitos de maior prioridade para o cliente, obtendo mais rapidamente a satisfação dos usuários e o ROI para a organização.
4 – Mantenha os clientes felizes
Você pode até ter conseguido terminar o projeto a tempo, abaixo do orçamento e atendido 100% dos requisitos, mas ainda assim ter clientes infelizes. Isso pode acontecer porque suas expectativas mudaram desde que o projeto foi iniciado e não foram devidamente gerenciadas.
Para garantir que os patrocinadores do projeto, usuários e outros stakeholders fiquem felizes na entrega, algumas atitudes são necessárias. A primeira é ter certeza de que todos fiquem bem informados do progresso do projeto. Mantenha todos com o pé no chão com uma visão transparente do que está acontecendo.
Deixe que todos expressem suas preocupações e idéias com regularidade. Diga-lhes com antecedência se há algum problema com relação ao prazo de entrega ou quando mudanças são necessárias. Abertura, honestidade e clareza nas informações são sempre as melhores ferramentas para manter o projeto alinhado com as expectativas dos clientes.
5 – Zele pela felicidade da equipe do projeto
Se você conseguiu preencher os quatro objetivos anteriores com um time feliz, a disposição para repetir tudo em uma próxima vez será bem maior, assim como a disposição da equipe.
A melhor forma de manter a equipe motivada é reconhecer e premiar os bons trabalhos. Delegue atividades de acordo com os pontos fortes de cada um e conduza exercícios de equipe para aumentar a confiança. Divulgue metas e objetivos, promova, mesmo que de forma contida o autogerenciamento e a troca de informações do time.
Para finalizar, o estudo do PMI revelou também que para a maioria das empresas do ramo de TI, o maior problema enfrentado nos seus projetos é a: COMUNICAÇÃO.
Sendo assim, mais um ponto para as reuniões diárias de 15 minutos na qual cada membro da equipe deve responder a 3 (três) perguntas:
O que cada um fez desde a última reunião?
O que pretende fazer até a próxima reunião?
Teve ou está tendo algum impedimento?
Através desta reunião o time(equipe) obtém uma maior visibilidade de como está o projeto e se estão de fato alinhados com as metas e objetivos.
Até mais!
Fontes:
1) Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2009, Project
Management Institute – Chapters Brasileiros.
2) Matéria disponível em: http://cio.uol.com.br/gestao/2010/04/26/os-cinco-objetivos-que-precisam-ser-perseguidos-nos-projetos-de-ti/
3) http://www.scrumalliance.org/
